Улучшение бизнес процессов в организации

Как правильно — совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов, это не одно и то же? В конце концов — что значат все эти слова?

Предлагаю поставить точку в спорах и определиться с понятиями.

Разговоры об улучшении бизнес процессов, встречаются в каждой компании.Слово «улучшение» говорит само за себя.Это значит сделать лучше, чем было.Уменьшить время выполнения процесса, сделать выполнение операций проще, уменьшить количество согласований, избавиться от ненужных операций — все это относится к улучшению бизнес процессов.

Сразу становится понятно, чем улучшение отличается, к примеру, от оптимизации — говоря об улучшении, мы не ставим конкретную, измеримую цель. Улучшение направлено на изменение характеристик процесса, но вот насколько их нужно улучшить — в данном случае вопрос вторичный.

Означает ли это, что процесс улучшения не имеет цели? Нет. Цель есть, просто она заключается не в том, чтобы «снизить затраты процесса на 10%», а в том, чтобы «снизить затраты процесса». Чувствуете разницу?

А вот если, вы все таки хотите улучшить какую то характеристику процесса и добиться конкретного, измеримого результата, то тут мы говорим о подвиде улучшения — целевое улучшение бизнес процесса. Но это уже становится похоже на оптимизацию, верно?

Нет, улучшение и целевое улучшение бизнес процессов отличается от оптимизации тем, что действия предпринимаются только в рамках одного процесса и можно оперировать только теми ресурсами, которые в процессе уже есть.

И, что очень важно, чтобы провести улучшение, мы не можем привлекать новые ресурсы. Можно избавиться от лишнего, да, но вот привлекать ресурсы, будь то денежные средства, материалы, инструменты, люди или программное обеспечение — нельзя. И тут очень простая логика — выжать максимум из того, что есть. Научиться использовать существующие ресурсы оптимальным образом. Этого ведь так часто не хватает, верно?

Улучшение бизнес процессов не требует серьезных усилий или ресурсов, и может быть реализовано на младших уровнях организационной иерархии. Это наиболее простой путь к росту реальных показателей деятельности компании. Несмотря на это, чаще всего я сталкиваюсь с тем, что улучшение направлено не на присвоение показателям процесса знака «плюс», а избавление от знака «минус». В моем понимании, это нельзя назвать улучшением. Это нормализация. Приведение показателей процесса в норму. А вот когда пройдена точка «ноль» и показатели растут со знаком плюс — это улучшение.

Пример нормализации — избавиться от визирования счетов сотрудниками, которые не имеют к этому никакого отношения.

Типичный пример улучшения — наточить нож, прежде чем начать резать мясо.

Несмотря на то, что улучшение, как подход, является наиболее простым мероприятием, не стоит его недооценивать. На улучшениях, следующих один за другим, построено совершенствование бизнес процессов компании. Но, в отличии от совершенствования, улучшение — явление не системное.

Оптимизация бизнес процессов

Что имеют ввиду, когда говорят об оптимизации бизнес процессов? Да что угодно! Все зависит от того, кто говорит. Менеджмент, говоря об оптимизации, имеет ввиду сокращение, как правило, операционных расходов. Линейные сотрудники… Ну, линейные сотрудники тоже имеют ввиду сокращение операционных расходов, в виде заработных плат.

На самом деле, и снова к нам на помощь приходит этимология, оптимизация — приведение процесса к оптимальному состоянию. А оптимальным, мы считаем такой процесс, который выполняет свои задачи, с заданными требованиями и ограничениями, и эффективно расходует ресурсы. Ну или как говорят экономисты — состояние производственного равновесия. Короче — оптимальный процесс производит свой продукт при минимуме затрат.

А раз уж я завел речь о ресурсах, будет ли подход оптимизации работать только с существующими ресурсами процесса? Вовсе нет. Более того, оптимизация процессов, скорее всего, потребует изначальных вложений на ее реализацию. Надо сначала посеять, чтобы потом пожинать плоды.Так что это типично инвестиционный подход и все затраты на оптимизацию рассматриваются с точки зрения возврата на инвестиции. Если вложения в оптимизацию вернутся и позволят дальше получать выгоду — «shut up and take my money».

Например — обеспечить решение вопроса клиента, при консультации, за 5 минут.

Да, цели оптимизации могут быть непросты и в своих действиях требуют выйти за рамки оптимизируемого процесса. Тут придется окунуться в процессы, которые поставляют входы и сделать так, чтобы входы соответствовали вашим требованиям. Именно поэтому, если вы начали оптимизацию в одном процессе, в итоге придется «распутать весь клубок процессов» компании.

Оптимизация процесса — всегда проект или серия, разнесенных во времени, проектов. Издали это даже может стать похожим на совершенствование бизнес процессов компании. Но только издалека. Как правило, в фокусе цели оптимизации находится 1-2 показателя процесса. И следующий проект по этому процессу, будет рассматривать уже другие показатели. Участникам же проекта, после завершения, нужно время на стабилизацию достигнутых результатов.

Естественно, оптимизация процессов затрагивает многие уровни структуры организации. Инициируется на уровне топ менеджмента, а основной движущей силой выступает средний и младший менеджмент.

Реинжиниринг бизнес процессов

О реинжиниринге бизнес процессов говорят редко. А когда говорят, понижают голос и опасливо оглядываются по сторонам. Реинжиниринг — непонятное явление, а значит опасное. Так что это понятие стараются подменять словом «оптимизация». Хотя в действительности, буквально единицы смогли объяснить мне разницу между этими подходами.

На самом деле — все довольно просто. Оптимизация происходит на базе существующего процесса, а реинжиниринг — выстраивает процесс с нуля, как будто его никогда и не было. Это самое важное отличие.

Проект реинжиниринга всегда требует огромное количество ресурсов, усилий и задействует все уровни организационной структуры. Для проекта привлекается такое количество ресурсов, которое необходимо для его реализации. Такие мероприятия всегда инициируются и лежат в области ответственности топ менеджмента. Это логично — большие затраты требуют большой ответственности.

Реинжиниринг бизнес процессов, чаще всего, охватывает всю цепочку основных процессов или затрагивает какие то вспомогательные, сквозные процессы. Например, управление персоналом. В любом случае, реинжиниринг скажется на всех процессах компании.

Для реализации реинжиниринга нужна четкая цель. Цель, которая будет задавать четкость бытия и определять главный приоритет, на время проекта. Кстати да, проект реинжиниринга, это всегда проект, который реализуется разово. И дело даже не в том, что такой проект отнимает много сил у компании, а в том, что результаты проекта имеют длительный срок жизни. Все проекты, связанные с переходом компании на новые производственные платформы или технологии, можно отнести к реинжинирингу.

Можно ли говорить о реинжиниринге в рамках одного бизнес процесса? Можно, но только в том случае, если мы говорим о бизнес процессе верхнего уровня — уровня карты основных процессов.

Совершенствование бизнес процессов компании

Совершенствование бизнес процессов компании, это не совсем подход. Я бы даже сказал, что это не подход, а философия, вплетенная в культуру компании на уровне операционной деятельности.

Совершенствование бизнес процессов — это процесс. Процесс непрерывного совершенствования, в котором одно улучшение процесса следует за другим. Как правило, это не глобальные мероприятия, но небольшие улучшения процессов. Это «сила маленьких шагов» в действии. Множество мелких улучшений, осуществляемых во всех процессах компании, непрерывно — дает эффект, который не даст никакой проект реинжиниринга бизнес процессов.

Процесс непрерывного совершенствования — абсолютное конкурентное преимущество.

Совершенствование бизнес процессов компании означает, что каждый сотрудник, помимо функциональной деятельности, занят вопросами постоянного ее улучшения. У совершенствования может не быть измеримой цели, потому как совершенство нельзя достичь и измерить. Это чистый процесс, смысл которого в нем самом — каждый день делать что то лучше, чем вчера. Но это вовсе не значит, что улучшения, в процессе совершенствования не могут иметь цели совсем. Могут, но каждый понимает, что это промежуточная цель, после реализации которой, появится следующая. Кстати — промежуточные цели выбираются гарантированно реалистичные. Иногда даже заниженные. Лучше точно сделать маленький шаг, чем шаг побольше, но с долей вероятности.

Утопия — скажите вы. Нет, и пример компании Тойота доказывает это.

Процесс совершенствования, это осознанный выбор компании. В реализации этого выбора участвуют все — от топ менеджмента, до уборщицы. При этом ресурсы для реализации улучшений, могут привлекаться по мере необходимости. Оценка возврата инвестиций в процесс совершенствования и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, если инвестиции позволят реализовать улучшение и сделать еще один шаг в сторону совершенства, этого уже достаточно. С другой стороны, ресурсы должны привлекаться с учетом системы приоритетов, которая основывается на идее совершенствования одного глобального процесса — деятельности всей компании. А это действительно сложно.

Совершенствование бизнес процессов компании происходит постоянно и вплетено в обычную, ежедневную работу всех сотрудников. Так что совершенствование, как таковое, не требует приложения каких то экстра усилий.