Учет денег в бизнесе

Зачем учитывать

Руководитель одной уважаемой рекламной студии (до того, как она со скандалом разорилась), начинал месяц с ритуала: гадал на остатке. Смотрел на состояние счетов и считал, хватит ли ему на зарплату и аренду. В хорошие месяцы хватало и еще даже оставалось. В плохие месяцы не хватало, и тогда он принимал радикальное решение — например, срочно выбить из клиента оплату. Или продать . На худой конец — уволить по собственному.

Каждый месяц для руководителя был немного сюрпризом. Он примерно понимал, сколько у него денег на счете, но конкретная сумма всегда удивляла. Куда делись деньги? Почему мы так мало заработали? На что потратили?

Учитывать деньги нужно ровно для этого: чтобы сумма на счете не оказалась сюрпризом. Учет денег неинтересный и никогда не касается текущей суперважной работы, но без него каждый месяц у вас будет начинаться с гадания.

Задача учета денег — контролировать движения всех денег на всех счетах, в том числе налички, серой кассы, обнала, конвертиков, чемоданчиков, электронных денег и вообще всего, что эквивалентно деньгам.

Если не вести учет, то постепенно в бизнесе начнется бесконтрольная растрата, накопление дебиторки и банальное воровство.

В учете денег нет ничего интересного или интеллектуально сложного. Это простая работа, которая требует терпения, автоматизации и дисциплины.

Как учитывать

По сути любой учет денег — это просто таблица, в которой вы пишете сумму, счет, время и повод для этой операции. вроде того:

Самый универсальный и простой способ учитывать деньги — это вести эксельку или . Следующий по универсальности, но более простой — считать деньги в «Финологе» или любой другой системе учета трат и доходов.

Учет денег в «Финологе»

Дальше четыреста метров пустоты и начинаются мощные специализированные системы учета: 1С, Микрософт, САП и остальные. Ими пользуются большие компании.

Что важно знать при учете:

Считать нужно все движения денег, а не только поступления безналичных платежей. Дали в долг, взяли в долг, получили платеж из электронных денег, получили чемоданчик — система должна уметь считать все. Там, где вы не считаете — там у вас и украдут.

Чаще всего предприниматели стесняются считать наличку. Угадайте, с каким удивлением они открывают чемоданчик в конце каждого месяца.

Считать нужно в настоящем и в будущем. Если вам пообещали оплатить через две недели, это нужно учесть сейчас, а через две недели чтобы сработал звоночек: пришли деньги или нет? Так вы будете контролировать дебиторку.

Чтобы посчитать платежи в будущем, составляйте платежный календарь. Это просто календарь с будущими приходами и расходами. Если вы их знаете, вы можете предсказать кассовый разрыв (о нем в следующий раз).

Это просто платежный календарь, расходимся

Ошибка бывает в том, что деньги считаются только по факту. Тогда если клиент задерживает вам оплату, то вы об этом можете ничего не узнать и вспомнить только в конце месяца.

Считать нужно быстро и, желательно, автоматически. Деньги поступили на счет — система сразу должна их учесть. Ушли — сразу учли. Получили на руки — сразу отметили. Заплатили — тут же записали.

Ошибка в том, что предприниматель считает деньги от случая к случаю. Раз в две недели садится и вспоминает, кому он на прошлой неделе платил и от кого получал. Это всегда трудно и ненадежно, обычно людей хватает на .

Три вида деятельности

Любое движение денег в бизнесе относится к одному из трех видов деятельности: операционному, инвестиционному и финансовому. Если научиться разделять движения по этим видам деятельности, вы будете лучше понимать эффективность предприятия и исключите обманные факторы.

К операционной деятельности относятся все доходы и расходы, связанные с ежедневной работой: зарплаты, аренда, закупка товара и расходников, электричество, интернет, мобильная связь. Операционную эффективность нужно считать только по операционной деятельности.

К инвестиционной относится закупка и ремонт оборудования, недвижимости, средств производства. Например, если вы кофейня, то закупка одноразовых стаканчиков будет для вас операционной деятельностью, а покупка и ремонт кофемашины — инвестиционной. Когда будете считать операционку, ремонт кофемашины не учитываете.

К финансовой относятся кредиты, займы и действия с уставным капиталом. Если вы получили кредитные деньги от банка, относите их к финансовой деятельности. Если новый или фонд влил в ваш бизнес новые деньги — тоже к финансовой. Вы их не заработали, вы их просто получили. Когда считаете операционную эффективность, все эти кредиты и займы не учитывайте.

Разделять денежные потоки нужно для того, чтобы понимать реальную эффективность операционной деятельности. Вот пример:

Предприниматель открыл кафе, первое время людей мало, кафе держится на грани рентабельности. Вдруг ломается кофемашина, он ее ремонтирует за деньги. В конце месяца оказывается, что кафе сработало в минус. В чем причина?

Можно предположить, что виноват ремонт кофемашины. Но это только предположение, нужно проверять: считать все деньги от операционной деятельности и сравнивать с прошлыми месяцами, смотреть динамику. Может оказаться, что кафе по операционной части сработало даже лучше, чем в прошлом месяце. А может и нет.

Чтобы учесть виды деятельности, просто добавляете в свою эксельку еще один столбец. Чтобы потом посчитать деньги по каждому виду деятельности, фильтруете табличку по этой колонке и складываете операции функцией ПОДИТОГ или SUBTOTAL (загуглите):

Если считаете движение денег в Excel или , пользуйтесь фильтрами и функцией SUBTOTAL

Занудство и дисциплина

Мы бы очень хотели рассказать вам в этой теме волшебное и космическое, но учет денег — это просто и нудно. Нет волшебной формулы, которая сразу делает хорошо. Деньги нужно просто считать.

того, что это просто и нудно, к сожалению, этим мало кто занимается в малом бизнесе, и в итоге начинаются гадания на остатках. Чтобы такого не было, нужно просто считать.