Таблица расходов и доходов бизнеса

Для планирования платежей в книготорговом бизнесе мы использовали специальную таблицу «Финансы» в программе Excel. Изначально «Финансы

» были созданы для прогнозирования денежного потока. Со временем таблица обросла дополнительными модулями с функциями управленческого учета, бюджетирования и управления товарными запасами. Почему и зачем мы создали такую таблицу — читайте здесь.

Таблица для управления финансами

Я давно обещал опубликовать шаблон данной таблицы, но требовалось время для того, чтобы ее немного упростить, так как последний вариант нашей системы состоял из нескольких связанных файлов. Например, график платежей за товары был вынесен в отдельную таблицу, так как у нас было слишком много поставщиков. Это было удобнее. Категорийные менеджеры и бухгалтерия пользовались двумя разными связанными файлами.

В конце заметки вы сможете скачать красивый рабочий шаблон нашей финансовой таблицы. Вы можете использовать эту таблицу для управления платежами небольшой сети из 5 магазинов с офисом и складом, переделать ее, изучить, или просто поэкспериментировать. С помощью данного файла можно смоделировать работу и рентабельность небольшой торговой сети. В шаблоне вы найдете реальные данные нашей книжной сети за два месяца работы. Я убрал названия магазинов и контрагентов, период выбрал наугад в 2009–2010 годах, но все цифры настоящие.

Надеюсь, что шаблон поможет кому-нибудь в битве за прибыль.

Если кто-нибудь использует наши разработки в производстве полезного бизнес-софта, я буду только рад. У любимого Excel очень много плюсов. Это очень гибкая платформа, но при этом создание таких таблиц в этой программе — очень трудоемкая задача.

Таблица состоит из нескольких вкладок — Монитор, Деньги, Доходы, Расходы, и Итоги-Бюджет. Общее описание принципа работы читайте здесь.

Вкладка «Монитор»

Это вкладка, в которой сведены все данные по платежам в прошлом и будущем по категориям. Монитор позволяет оценить ситуацию — сможем ли мы выполнить все запланированные платежи при прогнозируемом объеме продаж.

Финансовый монитор

Увеличить

Столбец Ресурс показывает — какими финансовыми ресурсами мы обладаем при прогнозируемых доходах и запланированных расходах.

Ресурс = Доходы текущего дня — Расходы текущего дня + Остатки всех денежных средств на конец прошлого дня — Минимальный остаток.

Минимальный остаток, условно 150.000 рублей (для нашей сети) — это остатки в кассах розничных магазинов, которыми нельзя воспользоваться при платежах, так как мы не можем проинкассировать кассы под ноль. К тому же торговля идет постоянно, поэтому в кассы постоянно поступают деньги, то есть мы никогда не можем воспользоваться сразу всеми деньгами, которые, казалось бы, есть у нас в наличии.

Если цифра в ячейке Ресурс отрицательная, значит денег не хватит в конкретный момент времени — значит надо двигать и перераспределять запланированные платежи.

Денег не хватает…

С помощью этой вкладки мы составляли графики платежей. Мы развивались, активно использовали товарные кредиты, всегда был дефицит денег, поэтому данная таблица очень помогала лавировать в сложные моменты.

Вкладка «Деньги»

На вкладке Деньги отображаются «места хранения денег» — центральная касса предприятия, расчетный счет и деньги, которые находятся под отчетом у сотрудников, а также «внутренние перемещения» денег между «местами хранения». На самом деле у нас было три расчетных счета в разных банках (ВТБ24, Сбербанк и МБРР), но я упростил оригинальный файл.

Хранение денег

Увеличить

Если правильно разнести все платежи в таблице, доходы и расходы (безналичные, наличные из кассы и «под отчета»), то в ячейках должны автоматически отображаться реальные цифры. Для меня это была своеобразная проверка работы бухгалтерии. Так например, цифры в наличной кассе должны были совпадать копейка в копейку с данными из таблицы.

Деньги, которые находились под отчетом у сотрудников, я рассматривал как некую «виртуальную кассу». Выдача денег под отчет на конкретные цели не рассматривалась сама по себе как расход. Это было перемещение денег из одного места хранения в другое. Расход появлялся только после того, как работник отчитывался за потраченные деньги. При этом расход списывался из кассы «деньги под отчетом» и разносился на конкретную статью расходов и подразделение. Таблица позволяла всегда видеть — сколько денег находится под отчетом у сотрудников. Если сумма, по которой еще не отчитались, становилась критической — бухгалтер должен был решить эту проблему. Запускать ситуацию здесь было нельзя, так как по факту расходы могли быть больше, чем планировалось. Подотчетные средства могут стать настоящей «черной дырой», если не контролировать эту «кассу».

Если касса и расчетный счет в таблице совпадали с реальными данными, то бухгалтер, заполняющий таблицу красил ячейки зеленым цветом.

Вкладка «Доходы»

На вкладку «Доходы» вносились данные о дневной выручке, количестве чеков и инкассациях в розничных магазинах, а также поступлениях от оптовых клиентов. Остаток по розничным кассам рассчитывался автоматически и должен был копейка в копейку соответствовать реальному.

Таблица доходов

Увеличить

Магазины должны были сдавать в бухгалтерию кассовые Z-отчеты за каждую смену. Когда бухгалтерия получала отчет от конкретного магазина, ячейка с дневной выручкой окрашивалась в зеленый цвет. Прогнозируемые продажи будущего времени рассчитывались по формуле (средние дневные продажи данного магазина за последние 30 дней) либо выставлялись вручную.

Вкладки «Расходы» (Операционные расходы, налоги, заработная плата — ФОТ)

Здесь фиксировались все платежи по расходам в прошлом и будущем. Всё, что раньше текущей даты — это уже свершившиеся платежи. Всё, что в будущем — это планируемые платежи.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.