Правильный подход к бизнесу

Мария Хонина

Бизнес-аналитик компании «Интеллект-Партнер»

Производить востребованный продукт, увеличивать прибыль, осознавать ценность и пользу своего бизнеса — цели, к которым ежедневно стремятся современные руководители. Достигаются такие цели кропотливым трудом, благодаря поиску и применению правильных инструментов и методов управления компанией. Классический и беспроигрышный способ создать технологию с нужным результатом на выходе — это описание и внедрение внутренних стандартов работы.

К сожалению, бывает так, что проект по описанию процессов воспринимается сотрудниками как трудоемкое бюрократическое дело, следствием чего становятся потеря интереса и отправление полученных результатов в долгий ящик.

Как руководителю не опустить руки, найти правильный подход, поддержать заинтересованность людей и довести до конца сложное, но очень полезное дело? Ответы и полезные мысли — в этой статье!

Запуск проекта по описанию процессов

Известно, что успех любого дела зависит от того, насколько качественно продумано его начало. Проект не должен рождаться за закрытыми дверями переговорной, очень важно донести его цели до сотрудников, обозначить их роли и важность получения установленных показателей, мотивировать и вдохновить. Рассмотрим несколько инструментов для интересного и яркого запуска проекта по совершенствованию .

• Cтратегическая карта компании и выделенная на ней цель по описанию процессов. На карте все участники смогут четко увидеть влияние проекта по оптимизации на другие цели компании и, как правило, на увеличение прибыли. Создавать такую карту очень удобно в программе Business Studio: понятный интерфейс, возможность вести справочники, достаточно разнообразная графика Эта программа позволит сделать карту красочной и наглядной и, что очень важно, вести архивы стратегических карт — ничего никогда не потеряется.

Пример стратегической карты целей из Business Studio

• Если вы выпускаете корпоративную газету или ведете корпоративный портал, обязательно напишите в этих источниках о новом проекте. Постарайтесь подойти к тексту оригинально и с душой: подберите интригующий заголовок, укажите участников, напишите об их значимости, перечислите преимущества, которые получат сотрудники и компания в целом. Кстати, если у вас нет ни газеты, ни сайта, подойдет корпоративная ;
• Подготовьте небольшую презентацию нового проекта. Достаточно 30–40 минут на показ слайдов с описанием проекта и вопросы сотрудников. Закончить презентацию можно небольшим фуршетом с чаем и снеками — это создаст дружественную атмосферу и оставит приятный след от совещания.

Погружаясь в консервативный деловой мир, мы часто забываем о том, что на качество работы достаточно серьезно влияют эмоциональный настрой и вдохновение сотрудников. Поставьте себя на место людей, которые впервые слышат о нововведении, и подумайте, что могло бы вас мотивировать на работу. Вспомните, как ярко и креативно запускают свои рекламные акции и премьеры российские и зарубежные компании и попробуйте использовать эти идеи для внутреннего промоушена вашего проекта. Главное — не перегнуть палку и гармонично сочетать серьезность дела и креативный подход!

Описание и внедрение

Наверное, первая ассоциация человека, услышавшего слово «стандарт», — это тяжелый многостраничный бумажный документ без картинок, который сложно читать и воспринимать. Более того, он диктует правила и лишает сотрудника инициативы. Но, к счастью, подходы к управлению развиваются, и мы все чаще видим красочные, легкие и порой остроумные инструкции, которые выполняются людьми без скуки, тяжелого осадка и безысходности. Рассмотрим несколько примеров нескучного описания и регламентов.

• Замена текстового документа схемой. Как показывает практика, люди быстрее и легче воспринимают графическое изображение последовательности действий, чем длинный монотонный текст. Существует достаточный выбор нотаций, в которых вы можете рисовать схемы и даже придумывать свои методы описания — все зависит от формата вашей компании, людей и фантазии. В программе Business Studio можно рисовать в пяти самых популярных нотациях — это очень удобно, так как описывать процессы приходится для различных целей и разных типов сотрудников. Помимо этого, Business Studio позволяет вести иерархический справочник процессов, организационных единиц и архивы схем.

Пример схем из Business Studio

• Запоминающийся текстовый регламент процесса или инструкция. Если вы хотите, чтобы люди вникли в содержание и все поняли, лучше всего написать такой документ живым и доступным языком. Старайтесь отходить от витиеватых и сложных фраз, проверяйте каждый абзац и оставляйте суть, используйте картинки — многие люди мыслят образами, и, чтобы понять, им нужно увидеть.

Пример регламента «Заказ канцелярских товаров»

• Запись небольших видеороликов — тоже современный и очень эффективный метод обучения сотрудников. Можно сделать юмористический ролик с участием коллег и тем самым поднять настроение людям, расположить их к продуктивной работе;
• Не забывайте следить за ходом выполнения проекта. Распечатайте его план на листе большого формата, разместите на видном месте и отмечайте цветными стикерами выполненные и критические работы. Плакат не позволит сотрудникам забыть о проекте, ведь каждый раз, проходя мимо, они смогут наблюдать динамику его развития.

Пример графика проекта в программе Oracle Primavera

После того как стандарты готовы и утверждены, наступает, наверное, самый сложный этап — внедрение новых правил работы. Здесь нужно делать уклон на адресное и личное общение с сотрудниками. В дополнение к методам запуска проекта можно использовать следующие варианты.