Основные и обеспечивающие бизнес процессы

Двигающий горами начинает с камешков. (Дзенская поговорка)

Процессная организация деятельности предприятия

Владимир Ивлев, к.т.н., Татьяна Попова, к.э.н., Компания ВИП Анатех

Современная, сложная и динамичная рыночная среда требует от российских предприятий постоянного совершенствования своих систем управления и информационных систем их поддержки. Одним из основных направлений создания эффективной системы управления предприятием является применение процессного подхода к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Сегодня на российских предприятиях доминирует применение структурного подхода к организации и управлению финансово-хозяйственной деятельностью.

Недостатками такого подхода к организации и управлению деятельностью предприятия являются следующие:

  1. разбиение технологий выполнения работы на отдельные, как правило, несвязанные между собой фрагменты, которые реализуются различными структурными элементами организационной структуры;
  2. отсутствие цельного описания технологий выполнения работы, в лучшем случае существует только фрагментарная (на уровне структурных элементов), и то не совсем актуальная документируемость технологий;
  3. отсутствие ответственного за конечный результат и контроль над технологией в целом, а также ориентации на клиента (внешнего или внутреннего);
  4. отсутствие ориентации на внешнего клиента, а также внутренних потребителей промежуточных результатов деятельности;
  5. высокие накладные расходы, как правило, непонятно откуда появляющиеся;
  6. неэффективность информационной поддержки, обусловленная наличием <лоскутной> автоматизацией деятельности отдельных структурных элементов и неудачными попытками внедрения корпоративных информационных систем.

По-иному обстоит дело при процессном подходе. Он ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.

Процессный подход подводит к необходимости перехода на, так называемое, <тощее производство> или <тощую> ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production). Основными чертами такой реорганизации являются:

  • широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
  • сокращение количества уровней принятия решения;
  • сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
  • повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом;
  • автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

Процессный подход впервые был предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались определить функции менеджмента. Однако они, во-первых, рассматривали эти функции как независимые друг от друга, во-вторых, не ориентированные на управление бизнес-процессами предприятия.

Рис.1. Основные элементы процессного подхода

В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуги.

Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс.

Бизнес-процесс — это цепочка работ (операций, функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия.

Каждый бизнес-процесс имеет свои границы (Рис. 2) и определенные роли.

Рис. 2. Границы бизнес-процессов.

На Рис.2 представлены следующие типы клиентов бизнес-процесса:

Первичные клиенты — получают первичный выход.

Вторичные клиенты — находятся вне процесса и получают вторичные выходы.

Косвенные клиенты — следующие в цепочке после первичного клиента.

Внешние клиенты — находятся вне предприятия

Внешние косвенные клиенты — это потребители.

В процессном подходе используются следующие ключевые роли.

Лидер команды (Team leader).В его обязанности процесса входит быть хорошим работником, обладать знаниями о бизнес-процессе и иметь позитивные личные качества.

Внешний консультант (External consultant) обязан иметь независимый взгляд, владеть знаниями, навыками и методиками, а также выступать в роли <Эксперт>, <Врач> или <Участник процесса>.

Участник команды (Team member). В практике такую команду часто называют группой или отделом контроллинга, технологов, системных аналитиков. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и коммуникатора, вместе с лидером используют методику для моделирования, анализа и оценки бизнес-процессов, участвуют в совещаниях. Они объединяют специалистов различных уровней иерархии в хорошо сбалансированную команду.

Существует несколько типов процессных команд: ситуационная, виртуальная и ситуационный менеджер.

Формирование процессных команд — одна из важнейших проблем всех без исключения предприятий. Подготовка такой команды требует много времени, средств и умения управлять персоналом. Программа подготовки специалистов для аналитической работы включает:

  • Учебные курсы,
  • Практический тренинг по освоению методов, методологий и методик, а также программных продуктов, в которых они реализованы.
  • Психологическое тестирование.
  • Тестирование рабочих навыков.

В процессе жизнедеятельности бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае она имеет иерархический вид (<дерево целей>), и каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

В свою очередь бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия. Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. Множество бизнес-функций представляют собой иерархическую декомпозицию функциональной деятельности предприятия. На Рис. 3 представлен пример <дерева функций>.

Рис. 3. Дерево функций.

Таким образом, <дерево функций> представляет собой функциональное отражение реализации <дерева целей> предприятия.

Бизнес-функции связаны с показателями деятельности предприятия, из которых также можно построить <дерево показателей>.

Эти показатели затем образуют систему показателей оценки эффективности выполнения бизнес-процессов. Как правило, Владельцы бизнес-процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

  • количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;
  • количество потребителей продукции;
  • количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;
  • стоимость издержек производства продукции;
  • длительность выполнения типовых операций;
  • капиталовложения в производство продукции.

Одним из первых основных этапов построения процессной организации и управления деятельностью предприятием является выделение иклассификация бизнес-процессов.

Для этого целесообразно сформировать команду, в состав которой необходимо включить: собственников предприятия, топ-менеджеров, специалистов, наиболее знающих проблемы и технологии предприятия, претендентов в процессную команду и внешних консультантов. Наличие внешних консультантов позволит использовать накопленный опыт и методики выделения и классификации бизнес-процессов.

Как правило, основу для классификациибизнес-процессов составляют четыре базовые категории:

  • основные бизнес-процессы;
  • обеспечивающие бизнес-процессы;
  • бизнес-процессы развития;
  • бизнес-процессы управления.

Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных бизнес-процессов. В общем виде они обеспечивают ресурсами все бизнес-процессы предприятия. В отличие от основных количество обеспечивающих процессов достигает нескольких десятков.

На Рис. 4 представлено взаимодействие основных и обеспечивающих бизнес-процессов. Понимание данного взаимодействия очень важно для определения доли обеспечивающих процессов в затратах на производство продукции или услуг и определения их истинной себестоимости.

Рис. 4. Взаимодействие процессов

К процессам развития, как правило, относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы.

Базовые категории могут быть расширены дополнительными категориями. Например, кроме основных процессов, которые приносят основной доход предприятию, можно выделить не основные бизнес-процессы, которые приносят незначительную долю дохода. В составе основного бизнес-процесса могут существовать внутренние обеспечивающие подпроцессы, а в составе обеспечивающего бизнес-процесса можно выделить основной обеспечивающий подпроцесс и несколько вспомогательных подпроцессов.

При проведении выделения и классификации для каждого бизнес-процесса определяется состав участников бизнес-процесса. Важное место при определении участников занимает владелец бизнес-процесса, как правило, должностное лицо — топ-менеджер, а также состав структурных элементов или должностных лиц организационной структуры предприятия, имеющие соответствующие роли.

Для каждого обеспечивающего бизнес-процесса, помимо вышесказанного, важно определить перечень основных бизнес-процессов, бизнес-процессов развития, а также других обеспечивающих бизнес-процессов, технологию выполнения который, обеспечивает данный обеспечивающий бизнес-процесс.

Проведение выделения и классификации бизнес-процессов, определение их параметров — индивидуальная и достаточно не простая работа при переходе на процессную организацию и управление деятельностью предприятия. Поэтому, важной заключительной стадией выполнения данной работы является согласование результатов проведенной классификации между владельцами бизнес-процессов, а также собственниками предприятия.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.