Для чего нужна автоматизация бизнес процессов

У меня агентство недвижимости. В этом бизнесе уже давно, но свою компанию открыл только год назад. Вместе со мной в штате 5 человек. Есть CRM система, ведем в ней учет клиентов, объектов и заявок, пользуемся базой собственников и выгрузкой на доски объявлений. Знаю что есть функционал бизнес процессов, но не использую. Зачем мне что-то автоматизировать, если и так справляемся.

Виталий, автоматизировать свои бизнес-процессы или нет, можете решить только вы сами. А вот судить, насколько это удобнее привычной работы вы можете по функционалу автоматической выгрузки объектов на доски объявлений. И да, это и есть готовый настроенный бизнес процесс. Именно про такие рутинные и энергозатратные действия идет речь, когда мы говорим про автоматизацию. То что обычно делается вручную, за вас будет делать CRM. Вот несколько причин для настройки своих бизнес-процессов.

  • Когда есть трудоемкие задачи. Выполнять надо, потому что от этого зависит выручка и прибыль компании, но на это нужно много времени. Например, вести учет и анализировать движение товара, планировать финансовые потоки, рабочее время и пр.
  • Когда есть проблемные участки. Вася получил заказ от клиента на установку окон и передал заявку мастеру, чтобы тот приехал сделать замер. И все. На этом процесс завяз потому что либо заявка потерялась, либо была просто проигнорирована «не видел», «не слышал». И так неоднократно.
  • Когда сотрудники выполняют много рутинных стандартных действий. Рассылки, выгрузка объектов на доски объявлений, выставление счетов, составление отчетов и так далее.
  • Чтобы навести порядок (склад, звонки, встречи)
  • Когда информации много и обрабатывать вручную уже затруднительно или непродуктивно.
  • Освобождает вам пару тройку рабочих часов. Подсчитайте, сколько времени затрачивается на то, чтобы написать отчет, составить график, подготовить статистику, заполнить базу, разместить объявления на досках и пр.
  • Упрощает работу с базой клиентов. Автоматическое создание карточки клиента, запись всех последующих событий, напоминания и отслеживание дублей. Менеджеры не путаются, сроки обслуживания соблюдаются, больше заявок обрабатывается.
  • Меньше погрешностей. Чем скучнее и обыденнее задача, тем выше вероятность допустить ошибку. Не по незнанию или злому умыслу, а потому что контроль ослабевает. Этого не случится, если процесс автоматизирован.
  • Выше скорость и качество обслуживания клиентов.
  • Можно быстрее получать отчеты и статистику по компании. Если при стандартной работе сотруднику может потребоваться несколько дней на подготовку отчета, скажем, по динамике продаж за 3 месяца, чтобы все подсчитать, свести, перепроверить. Система рассчитает за несколько секунд.
  • Улучшается эффективность процессов в компании.
  • Быстрее процесс подготовки документов, счетов, актов.
  • Информация лучше защищена, потому что есть настройка прав доступа.
  • Автоматизация упорядочивает процессы и сводит их в единую логичную систему. Это нужно для развития и роста компании, для быстрого принятия более точных решений. Чем точнее и достовернее данные, тем легче анализировать различные ситуации, прогнозировать, улучшать финансовые показатели.

Не обязательно автоматизировать все и сразу. Проанализируйте самые трудозатратные и проблемные процессы, где чаще всего случаются ошибки и недочеты, что не устраивает и хотелось бы поменять. Подробно опишите схему и обратитесь в техподдержку INTRUM, чтобы вам помогли с настройкой. Или посмотрите шаблоны в библиотеке бизнес процессов.

Все те действия сотрудников, которые регулярно повторяются и вызывают больше всего вопросов, где есть ошибки или что отнимает много времени. Самый распространенный это процесс от приема заявки до оформления заказа. Здесь автоматизируем проблемные участки, назначаем ответственных за каждый этап.

Обработка входящих звонков. Для примера, автоматическая переадресация звонков на отдел продаж, на ответственного, на свободного сотрудника. Плюс готовые скрипты и сценарии.

С чего начать

2. Определите, что нуждается в автоматизации

4. Создайте бизнес процессы в CRM.

5. Регламентируйте. То есть закрепите обязанности за каждым сотрудником на уровне должностных инструкций и повседневных задач. Это пригодится, чтобы сделать процесс прозрачным для сотрудников и на случай, если сотрудник уволится и на его место придет новый. Во избежание конфликтов между сотрудниками, кто за что отвечает.

Подытожим

Чтобы автоматизировать вам понадобится проанализировать процессы в своей компании, выделить те, что больше всего тормозят работу и настроить их в CRM.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.