Бизнес процессы в битрикс24 примеры

задача

Кейс показывает, как можно использовать Визуальный конструктор в Битрикс24 для:

— для контроля жизненного цикла договора; — Какие инструменты использовать в Битрикс24 для контроля длительных процессов? — Жизненный цикл договора от согласования, до подшивки в архив, или как не не потерять договор? — Как довести сделку до Выигрыша? Или рассказ о том как автоматизировать пинок под зад.

Автоматизация офисной и учетной работы — это «WEB for ALL- Доступные технологии» − студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.

Что мы имеем в начале:

Консорциум «Welding Group» — группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.

Проблем-листинг:

1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.

2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.

3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.

4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.

5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.

6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.

7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.

Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?

Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 — «Универсальные Списки».

Битрикс24: «Универсальные Списки» это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.

С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций — другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.

Битркс24: «Бизнес-Процесс» — инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов — позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.

И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:

· Универсальные Списки

· Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.

· Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям

· Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса

· Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.

Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.

Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.

Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.

При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM— Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:

После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:

Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.