Бизнес процессы в битрикс24 примеры
задача
Кейс показывает, как можно использовать Визуальный конструктор в Битрикс24 для:
— для контроля жизненного цикла договора; — Какие инструменты использовать в Битрикс24 для контроля длительных процессов? — Жизненный цикл договора от согласования, до подшивки в архив, или как не не потерять договор? — Как довести сделку до Выигрыша? Или рассказ о том как автоматизировать пинок под зад.
Автоматизация офисной и учетной работы — это «WEB for ALL- Доступные технологии» − студия, которая взяла на себя интеграцию Битрикс24-коробка для Группы Страховых Компаний.
Что мы имеем в начале:
Консорциум «Welding Group» — группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.
Проблем-листинг:
1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.
2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.
3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.
4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.
5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.
6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.
7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.
Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?
Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 — «Универсальные Списки».
Битрикс24: «Универсальные Списки» — это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.
С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций — другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.
Битркс24: «Бизнес-Процесс» — инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов — позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.
И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:
· Универсальные Списки
· Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.
· Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям
· Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса
· Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.
Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.
Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.
Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.
При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM— Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:
После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:
Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:
