Бизнес поддержка и учет

Общий бухгалтерский учет, отчетность и поддержка принятия решений

Обычно ведение главной книги и закрытие счетов (в соответствии с корпоративной политикой, графиком и внутрифирменным руководством по бухгалтерскому учету) входит в объем услуг, передаваемых на внешний подряд в рамках единого центра оказания услуг. Клиент оставляет за собой владение балансами и финансовыми результатами, осуществляет финансовый анализ и утверждает корректировки в реестрах и нестандартное резервирование. Единый центр по оказанию услуг берет на себя деятельность по общему бухгалтерскому учету, например, стандартное резервирование средств, осуществление записей в главную книгу, осуществление взаимозачетов и последующую выверку, распределение затрат, а также сбор информации для финансовой и управленческой отчетности. Для обеспечения консолидации провайдер обычно подготавливает предварительные балансы всех соответствующих юридических предприятий перед тем, как финансовая служба компании осуществляет технический сбор всей информации и подает отчетность по всей группе. В обычных условиях провайдер выполняет более 80 % процессов общего бухгалтерского учета. Типичный пример аутсорсинга и распределение процессов даны в табл. 4.3.

Провайдер обычно несет ответственность за соблюдение налоговых правил страны заказчика при обработке процессов и операций центром по оказанию услуг. Компания-клиент при этом оставляет за собой обязательства по соответствию внутренних методов ведения бухгалтерского учета требованиям налоговых органов. Независимые консультанты предоставляют консультации в области налогов и толкования налогового законодательства.

В стандартной ситуации провайдер готовит информацию по деятельности группы за месяц, собирает данные для проведения сравнения, производит расчеты и отчитывается по стандартным показателям. Провайдер также вводит данные по годовому бюджету в бухгалтерские системы, предоставляет специальную информацию, запрашиваемую пользователями, и обеспечивает функционирование инструментов отчетности. Компания-клиент конкретизирует производственную информацию и бизнес-параметры, графики и формат данных, требующиеся для анализа.

Деятельность, осуществляемая силами компании, носит в большинстве своем стратегический характер и представляет собой составление бюджета, прогнозирование и долгосрочное планирование. Анализ последних тенденций в работе компании, проведение сравнений между отчетными периодами и контроль выполнения бюджета также остаются внутри компаний.

Затраты на предоставление данных и обычной аналитики для поддержки принятия решений порой сложно определить с помощью количественных показателей, поэтому они могут выйти из-под контроля, если спрос на управленческую информацию будет расти неограниченными темпами. Здесь имеет место случай, описанный в старинной пословице, которая гласит: «Я знаю, что половина управленческой информации, которую я собираю, никому не нужна, — но я не знаю какая!» Немногие компании всерьез подходят к вопросу подготовки и предоставления управленческой информации, но, несмотря на это, значительная часть ресурсов компании завязана на технологиях, обработке операций и предоставлении информации. Поэтому компании начинают серьезно рассматривать возможность передачи на внешний подряд самого процесса сбора и подготовки управленческой информации. Определенное количество компаний уже вступило на этот путь, их опыт может послужить указателем для других компаний. Спрос на услуги аутсорсинга в отношении поддержки принятия решений достаточно высок. Финансовые директора, успешно передавшие на внешний подряд финансы и бухгалтерию, в настоящий момент рассматривают возможность передачи на внешний подряд и этой функции тоже. Большинство финансовых директоров однако все еще необходимо убеждать, что в случае перехода на аутсорсинг конфиденциальность служебной и коммерческой информации не пострадает.

Таб. 4.3 Общий бухгалтерский учет, консолидация и внутренние операции компании

Показать всю таблицу

Интегрированная схема аутсорсинга финансов и бухгалтерского учета

Сегодня финансовый директор — центральная фигура в хитросплетениях внутренних и внешних взаимосвязей, которые должны быть организованы и интегрированы в одну общую паутину. В качестве связующего звена финансовый директор должен управлять всеми аспектами финансовых операций. Его роль предполагает связь всех процессов и операций, напрямую влияющих на денежный поток и рабочий капитал. Финансовые операции начинаются с выбора поставщика/клиента и заканчиваются процессом оплаты, предоставлением информации и проведением анализа, прогнозированием денежного потока. На рисунке 4.6 показана схема выполнения провайдером большинства операций в области покупок (цепочка «закупка — оплата покупки»), продаж («размещение заказа — получение оплаты» за него) и учета/отчетности. Как показано на рис. 4.6, для соединения в общую цепь клиентов, поставщиков и банка-партнера применяются технологии; остальное делает провайдер. Такой подход позволяет клиентам в полном объеме воспользоваться преимуществами продвинутых технологий, централизации вспомогательных процессов и ресурсов аутсорсинга для создания искомой схемы реализации процессов.

Передавая на внешний подряд крупные участки финансовых операций, компания получает управление процессами, которое может позитивно сказаться на сокращении просрочек оплаты счетов, улучшении финансового прогнозирования и уменьшения нагрузки на рабочий капитал. Среди таких преимуществ:

  • улучшения в управлении запасами и наличными средствами;
  • значительное снижение нагрузки на рабочий капитал;
  • снижение затрат на финансирование инвестиционного капитала;
  • уменьшение количества трудоемких процессов;
  • более эффективно работающие автоматизированные финансовые системы.

Для финансового директора интегрированная рабочая модель финансовой службы предоставляет целый ряд средств для решения возникающих проблем. Конкретно она помогает:

  • получать более своевременную и более точную информацию о дебиторской задолженности;
  • осуществлять более точные прогнозы на основании более надежных введенных данных о дебиторской задолженности;
  • снизить избыточные запасы рабочего капитала;
  • получать более подробную финансовую информацию;
  • быстрее решать возникающие вопросы по оплате;
  • применять более целостный подход к сотрудничеству с партнерами;
  • более эффективно распределять капитал в проекты с высокой отдачей на инвестиции.

Впечатляющие возможности по снижению затрат и улучшению качества процессов ожидают того, кто решится передать финансовые операции на внешний подряд. На рисунке 4.7 показаны взаимодействия между покупателями и продавцами и роль, которую могут играть посредники в улучшении качества финансового обслуживания.

Аутсорсинг предлагает воспользоваться преимуществами, получаемыми в таких обстоятельствах, включая следующие.

  • Модернизированные производственные мощности: все партнеры, участвующие в цепочке поставок, могут использовать передовые системы и программы для отслеживания задержек, исправления ошибок и внесения превентивных улучшений в процессы.
  • Поддержка продаж, маркетинга и логистики: здоровая в финансовом отношении цепочка поставок предлагает мощный аналитический инструментарий для проведения анализа продаж (например, анализ покупательских привычек и кредитных историй), управления поставщиками и в других связанных областях.
  • Улучшения в обслуживании клиентов: обеспечивая гладкое и гармоничное проведение переговоров между покупателями и продавца ми посредством предоставления своевременной информации для разрешения возникающих споров и претензий со стороны клиентов.

Переданные на внешний подряд финансовые операции могут освободить ваших сотрудников для концентрации усилий на строительстве взаимоотношений, а не на ведении бухгалтерских книг и осуществлении основных финансовых операций.

Советы финансового директора

Советы, которыми с нами поделились финансовые руководители.

  • Для достижения лучших результатов, рассмотрите возможность передачи на внешний подряд полного спектра операций, составляющих единый процесс от начала до конца. Успешные стратегии аутсорсинга требуют полного видения среды ваших целевых бизнес-процессов. Используйте лучшие наработки для ведения бизнес-процессов, и результаты превзойдут все ваши ожидания.
  • Определяя схему аутсорсинга финансов и бухгалтерского учета, попытайтесь связать воедино всех участников финансовых операций — от поставщика до клиента.
  • Большинство финансовых директоров с неохотой передают на внешний подряд те финансовые процессы, которые предполагают прямой контакт с клиентом. На самом деле это не такой большой риск, если только сами взаимоотношения с клиентом ничем не осложнены.
  • Самый большой и неиспользованный источник преимуществ аутсорсинга находится в сфере поддержки принятия решений. Немногие компании всерьез рассматривают вопрос улучшений в обеспечении принятия решений, хотя в области подготовки и предоставления информации при этом обычно задействовано большое количество ресурсов. Это означает, что деньги плохо работают и неэффективно расходуются.

От советов к действиям

ОПРЕДЕЛИТЕ ДЛЯ СЕБЯ МЕСТО ФИНАНСОВЫХ ПРОЦЕССОВ В БУДУЩЕЙ СТРУКТУРЕ КОМПАНИИ Воспользуйтесь в полном объеме тем, что предлагают исследования в области лучших наработок, сравнительных исследований, новых технологий и аутсорсинга. Стремитесь к тому, чтобы процессы осуществлялись без участия людей. Используйте Интернет для соединения клиентов, поставщиков и вашего банка, а провайдер возьмет на себя все остальное.

СОСТАВЬТЕ КАРТУ-СХЕМУ ФИНАНСОВЫХ ОПЕРАЦИЙ КОМПАНИИ Определите параметры для просрочки платежей (DSO — Days Sales Outstanding), расчетов с поставщиками, объема рабочего капитала и скорости прохождения товара по цепочке поставок. Поставьте перед собой амбициозные цели — сделать стратегию финансовой деятельности компании центральным элементом вашего бизнес-предложения по переводу F&A на внешний подряд.

УЯСНИТЕ, ЧТО СОБОЙ ПРЕДСТАВЛЯЕТ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО КЛЮЧЕВОЙ ПРОЦЕСС Какие процессы фактически дают вам конкурентные преимущества? Начните с предположения, что все процессы — кандидаты на аутсорсинг, и работайте от противного.

УЗНАЙТЕ, В ЧЕМ СОСТОЯТ СИЛЬНЫЕ И СЛАБЫЕ СТОРОНЫ ВАШЕГО ПРОВАЙДЕРА В каких процессах ваш провайдер действительно помогает вам добиться конкурентных преимуществ? В чем состоят его основные функциональные мощности? Какие процессы работают на создание эффекта масштаба и снижение риска?

ИЗБЕРИТЕ КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К ОПРЕДЕЛЕНИЮ ТОГО, ЧТО НУЖНО ПЕРЕДАТЬ НА ВНЕШНИЙ ПОДРЯД Преобразование и реорганизация окупятся и дадут искомые преимущества только при соединении в одну цепь таких операций, как закупки и кредиторская задолженность, управление продажами и заказами, дебиторская задолженность, учет кадров и расчет заработной платы. Не ограничивайте возможные результаты, создавая неестественные разрывы в процессах.

РАЗРАБОТАЙТЕ СТРУКТУРУ ДЛЯ ИЗМЕНЕННОЙ КОМПАНИИ В процессе решения, где поставить точку при передаче процессов на внешний подряд, оставляйте в компании только те операции, которые требуют вашего суждения, толкования и политики. После этого преобразуйте структуру компании в соответствии с ее новой ролью!

ПОДУМАЙТЕ О КОНТРОЛЕ И РИСКЕ Вы передаете на внешний подряд многие рычаги контроля, но при этом не передаете ответственность. Запомните, многие говорят, что аутсорсинг помог улучшить качество контроля и уровень соблюдения требований.

ОЦЕНИТЕ ВАШИ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С КЛИЕНТАМИ Оставьте в компании те аспекты взаимоотношений с клиентами, которые требуют ваших уникальных навыков и способностей. Подумайте о преимуществах передачи на внешний подряд управление кредитами и дебиторской задолженностью.

ОПРЕДЕЛИТЕ МОМЕНТЫ ПЕРЕДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ С ВАШИМ ПРОВАЙДЕРОМ И ТО, КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ВЫ ОСТАВЛЯЕТЕ В КОМПАНИИ Передача управления имеет отношение не только к процессам как таковым, но зависит от взаимодействия людей и совместимости технологий. Постарайтесь определить и зафиксировать моменты передачи управления насколько возможно подробно и тщательно. Установите параметры успешности и эффективности таких передач для обеих сторон в договоре о сервисном обслуживании (SLA — Service Level Agreement).

СТРЕМИТЕСЬ ПЕРЕДАТЬ НА ВНЕШНИЙ ПОДРЯД ВСЕ, ЧТО МОЖНО, — ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ БАЛАНСЫ, СЧЕТ ПРИБЫЛЕЙ И УБЫТКОВ, ОКОНЧАТЕЛЬНЫЕ БАЛАНСЫ Несмотря на это, ответственность за принципы бухгалтерского учета, способы его ведения и публикации информации несет на себе финансовый директор. Оставьте в компании право на результаты, стратегический финансовый анализ и корректировку нефинансовой информации. Подумайте об аутсорсинге ведения главной книги, осуществлении имеющих краткий эффект рутинных корректировоко в реестрах.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.