Автоматизация бизнес процессов в строительной компании

Я автоматизировал все процессы в строительной компании, начиная от привычных всем подсистем — банк, касса, ТМЦ, CRM и пр. — и заканчивая специализированными подсистемами — расчет строительных смет на работы и материалы, заказ материалов прорабами, интеграция заказов с поставщиками, автоматические уведомления для клиентов и пр.

Для автоматизации выбрал систему «1С:Управление нашей фирмой».

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

• Куда вложить деньги в 2018 году
• 16 вопросов «с подковыркой», которые стоит задавать на собеседовании
• Что сказать клиенту в ответ на фразу «Нам ничего не нужно»
• 11 мошеннических схем, о которых должен знать каждый
• Что делать, если к Вам пришли люди в масках
• 10 фраз, которые не следует говорить своим сотрудникам

Зачем понадобилась автоматизация строительной компании

В первый год работы компании все расчеты и учет делали в таблицах Excel. А уже на второй год начали разработку системы автоматизации на базе 1С. У автоматизации было несколько целей, перечислю основные:

• ускорить самый трудоемкий процесс — составление смет и договоров;
• собрать всю информацию о клиенте и объекте в одном месте;
• добиться, чтобы программа делала все, что можно делать без участия человека;
• сделать так, чтобы клиент знал, что происходит на его объекте, независимо от желания сотрудника что-то скрыть.

Оставить компанию без автоматизации я не мог по двум причинам.

Во-первых, я в прошлом программист, поэтому понимал, что автоматизация необходима и рассчитывать экономическую целесообразность смысла нет.

Во-вторых, компания быстро росла, количество клиентов уже невозможно было удержать в голове. Причем для каждого клиента составляли смету из 100–150 позиций по работам и из более чем 200 позиций по материалам. Все это нужно было учитывать, заказывать, контролировать. Поэтому автоматизация была технической необходимостью.

На создание первой версии системы потратили около шести месяцев и примерно 500 тыс. руб. Дорогостоящую работу менеджера проекта, которую выполнял я сам, сложно оценить. Сейчас на развитие системы тратим около 40 тыс. руб. в месяц.

Первая проблема, которую устранили автоматизацией строительной компании: долгий расчет смет

Ранее типовые сметы считали около двух часов. Для каждой сметы использовали достаточно много файлов Excel: сводный файл «Реестр объектов», таблицы с работами, таблицу с чистовыми материалами, таблицу с черновыми материалами, файл с графиком оплат и пр. Это было довольно громоздко и неудобно. После автоматизации процесс подготовки сметы занимает максимум 10 минут.

Причем на выходе получаем полностью готовый договор со всеми приложениями в формате Word или PDF. А потратив еще одну секунду, за один клик отправляем договор клиенту на согласование по электронной почте с типовым текстом письма. Чуть позже сделали еще автоматическое SMS-уведомление: «Вам отправлен договор на согласование. Проверьте свою электронную почту».

Значительно сократили общее время составления смет за счет того, что сотрудники стали вносить меньше информации. Программа автоматически подсказывает, какие работы добавить; исходя из площади помещения, рассчитывает площадь оштукатуривания стен и потолков за вычетом оконных и дверных проемов; рассчитывает объем работ для участка и оптимальный расход строительных материалов. То есть все, что можно рассчитать автоматически, программа рассчитывает.

Вторая проблема, которую устранили автоматизацией в строительной компании: воровство прорабов

К сожалению, в строительной отрасли прорабы нередко обманывают на материалах: как на их цене, так и на увеличении их объема. Чтобы решить проблему, зафиксировали в системе цены от поставщиков, а необходимое количество материала записываем в смете клиента.

Когда прораб заказывает больше материала либо по более высокой цене, программа создает автоматическое уведомление об этом в электронной почте для главного инженера. И заявка на материал не уйдет в работу до тех пор, пока главный инженер не выяснит, в чем проблема, не получит объяснений прораба и не одобрит заявку.

Сейчас главный инженер получает в месяц в среднем до 20 подобных уведомлений о превышении цены или объема материала. И не всегда это воровство: бывает осознанная необходимость докупить больше материала или выбрать другой, по более высокой цене. Эта система контроля помогает держать затраты под контролем в текущей ситуации постоянных скачков курса валют.

Третья проблема, которую устранили автоматизацией строительной компании: сокрытие информации от клиентов

Так как дизайнеры и прорабы работают на сдельной оплате труда, их зарплата зависит от объема закрытых проектов. Это приводит к тому, что сотрудники иногда пытаются закрыть больше работ, чем реально сделали. Мы решили не скрывать от клиентов ничего, и на каждый «чих» в системе клиенту приходит электронное письмо или SMS-уведомление.

Например, закрыл прораб определенные работы — клиент получает сообщение: «Работы выполнены, пожалуйста, проверьте, подпишите акт (во вложении)». К письму прилагается автоматически сформированные акт, счет и ссылка на оплату по банковской карте и другие варианты оплаты. Одновременно с письмом клиенту приходит и SMS: «Вам на почту отправлен акт. Просьба проверить».

Таких автоматических уведомлений в настоящий момент более 50. Весь документооборот дублируется по электронной почте, не нужно никуда бегать, приезжать лишний раз в офис. Клиент знает, что и когда происходит.

По словам клиентов, им это очень нравится, так как не нужно звонить менеджерам, отвлекать их и себя вопросами: «Что сделано?», «Пришла ли оплата?», «Выставили ли КП?», «Кого мне назначили дизайнером?», «Дайте контакты дизайнера» и т. п. Никому не нужны лишние звонки, они мешают, отвлекают от дел. 1С дает возможность предоставить клиентам информацию о том, что происходит с их договором, финансами, работами, автоматически: по почте или SMS.

Другая сторона медали подобного автоматического оповещения обо всех стадиях процесса — контроль со стороны клиентов и обратная связь по работам на объекте. Раз информация о работе, отмеченной в системе как «выполненная», немедленно появляется у заказчика, значит, последний может немедленно проверить это лично, приехав на объект. И если какие-то работы не выполнены или выполнены не до конца, заказчик может дать обратную связь: «Как так?! Вы выставляете мне акты, а работу не закончили!»

Проблемы в процессе внедрения автоматизации в строительной компании

Процесс автоматизации не обошелся без проблем. Но, учитывая мой опыт работы программистом, я был к ним готов.

Сопротивление сотрудников. Было обычное недовольство: «Это долго», «Это неудобно», «Я не знаю 1С», «Зачем нам все это? У нас и так все отлично работает, мы привыкли». Такие возражения возникают при любой автоматизации и в любой компании. Решил проблему просто — в приказном порядке: «Либо работаете так, либо ищите новую работу». В результате из-за автоматизации никто из нашей компании не уволился. Когда люди поняли, что деваться некуда, они быстро научились работать и перестали жаловаться. И уже через полгода, когда система была запущена, сотрудники признали: автоматизация действительно экономит время и делает удобной коллективную работу.

Нехватка личного времени. Мне приходилось заниматься и развитием компании, и внедрением системы: писать ТЗ, проверять, устраивать собрания и пр. На это были причины.

Во-первых, признаюсь, мне была интересна эта работа.

Во-вторых, я понимал, что если не делать это самому, то придется нанимать продакт-менеджера. Стоит их работа очень дорого, и в тот момент мне это было не по карману.

В-третьих, я, с одной стороны, прекрасно разбирался в системе 1С, в ее структуре, архитектуре, а с другой — хорошо разбирался в своем бизнесе, и мне было проще писать ТЗ и говорить программистам, что делать.

Я смог разгрузить себя, делегировав выполнение части задач по автоматизации, только после завершения разработки и внедрения основного блока системы.

Что смотрит в программе лично Генеральный Директор

В программе я смотрю отчеты: финансовое состояние компании, доход, прибыль, статистику по продажам, сравнение всех показателей с другими периодами, отчет «Эффективность сотрудников». Эффективность дизайнеров оцениваем по нескольким параметрам:

После завершения каждого договора мы обзваниваем клиентов, задаем анкетные вопросы: как заказчик оценивает квалификацию сотрудника, его знание современного рынка материалов и пр. По итогам оценки перечисленных параметров формируем рейтинг дизайнеров: насколько каждый полезен компании в деньгах и насколько клиенты удовлетворены работой с этим человеком.

Благодаря нашей системе именно последний отчет стал для меня открытием. Есть у нас одна сотрудница — тихая, скромная, я ее и не вижу почти, всегда думал, что она толком не работает. А посмотрел отчет и с удивлением узнал, что она приносит компании огромную прибыль — несравнимую с результатами ее коллег. Получается, что до возможности объективно оценивать показатели сотрудников, я опирался исключительно на личные впечатления: не вижу человека, значит, он плохо работает. Больше таких ошибок не допускаю.

Благодаря тому, что за плечами у меня большой опыт автоматизации на основе 1С, считаю, что все было сделано правильно, — во всяком случае, я бы ничего не стал менять в организации процесса внедрения автоматизированной системы.

В компании появляются новые направления деятельности. Например, в прошлом году мы открыли собственную линию производства. Постепенно все новые направления тоже автоматизируем на базе существующей системы.

^{Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу}