Анализ и моделирование бизнес процессов

С чего начинается моделирование и анализ бизнес процессов? О моделировании я уже рассказывал многократно, а теперь допустим, что вы закончили подготовку модели бизнес процесса. Что дальше? Как использовать модель бизнес процесса в общении и донесении информации до владельцев бизнес процессов? Будут ли они заинтересованы в изучении и работе с моделью? Обычно, когда руководитель смотрит на процесс из 30-60 операций, он говорит что-то вроде: «Ничего себе! Этот процесс и правда сложный. Наверное он занимает много времени». Но на этом, как правило, интерес заканчивается и руководители не хотят детально рассматривать и анализировать каждую операцию процесса.

После того, как карта бизнес процессов подготовлена и задокументированна, команда по оптимизации бизнес процессов приступает к анализу. Они ищут проблемные места в модели (зачастую с точки зрения 8-ми типов потерь по методологии Бережливого производства), собирают статистические данные о размере и частоте возникновения проблем, измеряют время цикла и длительность каждой операции, времени ожидания, собирают клиентские данные.

8 типов потерь по методологии Бережливого производства:

1. Потери перепроизводства — избыточное производство продукции.
2. Потери транспортировки — ненужное перемещение сырья, материалов и готовой продукции.
3. Потери ожидания — когда не выполняются рабочие функции. Простои.
4. Потери из-за запасов — избыточное количество сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции.
5. Потери из-за производства продукции с дефектами — брак.
6. Потери излишней обработки — обработка, которая не добавляет ценности или функционала готовой продукции.
7. Потери на лишние движения — движения, не связанные с производственной деятельностью.
8. Потери творческого потенциала — неполное использование человеческого ресурса / потенциала.

Эта информация позволяет осуществить правильное моделирование и анализ бизнес процессов, а модель наполнить необходимыми, реальными данными. С этой точки зрения, моделирование и анализ бизнес процессов предусматривает два типа размещения данных:

• Если моделирование и анализ бизнес процессов предполагает использование специального программного обеспечения, то данные и характеристики элементов модели, задаются в виде свойств элементов. Иными словами, в специальном ПО, в свойствах элементов, например операций, можно указать длительность, стоимость, время ожидания, используемые ресурсы и т.д. Как правило, ПО поддерживающее числовое определение и назначение свойств, позволяет также проводить симуляцию и оценку (анализ) бизнес процессов.

• Второй способ проще и нагляднее. Данные отображаются прямо в модели, в виде определенных символов, значков и текстового описания. Это превращает карту процессов в действенный инструмент, под названием Карта визуального анализа. Демонстрация данной карты позволит заинтриговать и вовлечь руководителей в работу, т.к. такая карта проста для восприятия и работы. С картой визуального анализа, руководители будут охотно выделять время на работу с проблемами и выносить свои предложения.

Сегодня я буду говорить о втором случае — работа с визуальным анализом. Перейдем к примерам. В первую очередь нужно составить простую карту процесса, в качестве базы для визуального анализа. Карта, чаще всего, создается в программе, а затем распечатывается, чтобы можно было обсуждать ее с командой и вносить заметки в режиме он лайн, прямо на карте. Для заметок обычно используются разноцветные стикеры. Нужно заранее обозначить, какой цвет, что означает. Например: зеленые — болевые точки процесса, фиолетовый — проблемы с качеством, красный — риски. После этого нужно обсудить, что же команда видит на получившейся карте и то, как выявленные моменты связаны между собой.

Не важно, если вы не можете сразу охватить все элементы модели, главное получить концепцию. Важно то, что в одном месте собраны все выявленные нюансы процесса и участники процесса могут работать с ними.

Зеленые овалы на карте означают типы потерь, а оранжевые прямоугольники обозначают фактические данные. Иногда, полезно указывать количественные данные прямо на карте. Это дает представление о степени проблемы и связанные с ней улучшения.

Если есть возможность, то будет полезно подготовить модель, которая сразу позволит сгруппировать и оценить совокупность проблем / потерь по типам. Правда в таком случае, фокус анализа смещается именно на проблемы и потери. К данному методу необходимо подходить с осторожностью, потому что есть шанс потерять «лес за деревьями»

Моделирование и анализ бизнес процессов, в частности визуальный анализ, позволяет команде увидеть весь комплекс проблем в бизнес процессе, обсудить коренные причины нежелательных явлений и начать думать о их решении.

Ниже приведена другая карта визуального анализа. В данной модели, все элементы также имеют цветовую кодировку: желтый — операции необходимые и создающие ценность в процессе, серый — лишние операции и документы, зеленый — необходимые, но отсутствующие операции. В данном примере отсутствуют значимые риски, однако если они есть, их стоит обозначить в модели.

Карты визуального анализа будут выглядеть по разному, в зависимости от того, кто их создает — один человек или команда. Видение одного человека будет представлять лишь одну точку зрения, в то время как команда сможет обозначить разные типы потерь в процессе. Правда могут появляться и дубликаты, т.к. разные люди в команде могут по разному понимать типы потерь в процессе.

Используйте разные цвета для обозначения разных типов потерь. Там, где в одном месте появляется несколько элементов, образуются кластеры потерь.

Как использовать карты визуального анализа в работе с руководителями

Чаще всего, в рамках работы по оптимизации бизнес процессов, существуют ряд встреч с владельцами процессов и заинтересованными лицами. Именно на таких встречах, карты визуального анализа используются для обозначения проблемных областей, связанных с последующим улучшением процесса. Становится понятно, как проблемы взаимосвязаны между собой. Владельцы и заинтересованные лица указывают, как одна проблемная область влияет на другую.

Также они указывают и объясняют количественные данные, которые показывают размер проблемной области, и определяют критически важные проблемные области. Таким образом, вместо того, чтобы рассматривать большое количество операций в рамках одного процесса, руководители работают с критически важными областями с точки зрения улучшения процесса.

Используйте визуальный анализ для того, чтобы показать запланированные изменения. Визуально продемонстрируйте как будет выглядеть процесс после оптимизации и какие выгоды это принесет. Используйте текстовые аннотации для отображения исходных данных и того, как будут выглядеть данные после улучшения.

Для оценки эффекта изменений и расчета данных для отображения, используйте функционально стоимостной анализ. Ниже представлен отрывок из такого анализа.

Визуальный анализ — это метод размещения аналитических данных, классификации проблем и потерь процесса, вклада клиента, времени, рисков и других элементов процесса. Карта представляет собой целостную картинку, позволяющая увидеть очевидное и сфокусироваться на определенных зонах. Также это отличный способ вовлечь участников разных уровней в работу над оптимизацией процесса.